Seminář je určen veřejnoprávním i soukromoprávním původcům, kteří vedou spisovou službu v listinné nebo elektronické podobě. Je určen pro pracovníky podatelen a spisoven nebo administrativní pracovníky menších původců, kteří agendu vedení spisové služby vykonávají vedle dalších pracovních úkolů. Vhodný bude nejen pro úplné začátečníky, ale také pro ty, kteří sice již mají s vedením spisové služby zkušenost, avšak potřebují si tuto problematiku více ujasnit a dozvědět se aktuální stav legislativy v roce 2016.

Témata semináře:

• Zásady pro vedení spisové služby (písemná, elektronická forma). Dokumenty ve firmách a organizacích, podací deník, evidence, rozdělování, vyřizování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů. Co vše je vlastně dokument ve firmě a organizaci. Kdy je povinnost uchování analogový dokument a kdy je možné uchovávat pouze digitálně.
• Jak pracovat s dokumenty. Postup u podnikatelských subjektů, u příspěvkových organizací, u organizačních složek státu, u nevýdělečných subjektů, u fyzických osob.
• Evidence dokumentů ve spisovnách organizací. Zřizování a vedení spisoven. Jak postupovat v případě zrušených subjektů - zabezpečení jejich dokumentů.
• Ukládání účetních a daňových dokladů. Evidence e-mailové pošty, kdy a jak možno e-maily skartovat, specifika faxů, informací na digitálních mediích.
• Ukládání dokumentů v digitální podobě - opatření dokumentů metadaty, výstupní datové formáty, spisovny dokumentů v digitální podobě součástí el. systému spisové služby. Národní digitální archiv.
• Návaznost na datové schránky, možnosti archivace zpráv doručených do datové schránky; možná řešení ve firmách.
• Co a jak dlouho musíme uchovávat, archivovat. Rozdílné doby podle určení v příslušné legislativě. Doklady personální povahy, ekonomické povahy, podklady pro zdravotní pojišťovny, správu sociálního zabezpečení a další.
• Skartační řízení, výběr archiválií ve skartačním řízení, předání do archivní péče a zpřístupňování archiválií. Síť a působnost archivů v ČR.